Переписка – один из способов делового общения. Она позволяет сэкономить время, необходимое при личном обращении. Это эффективный инструмент разрешения проблем, налаживания отношений. Многообразие видов деловых писем, возможности их доставки по почте, факсу, интернету сделали деловую корреспонденцию незаменимой.
Содержание
-
Классификация деловых писем:
- информационно-уведомительные;
- требующие ответной реакции;
- содержащие напоминание, недовольство;
- общего характера;
- ответы.
Ознакомительной деловой корреспонденцией считаются письма, в которых содержатся сведения о свойствах товаров или услуг и обязательства производителя или продавца:
- гарантийные;
- рекламные;
- сопроводительные.
В деловом письме к партнерам с конкретным запросом, прошением текст составляется таким образом, чтобы получатель был обязан дать ответ.
Внимание! Письменное обращение подчиненного к руководству не относится к деловым письмам.
После заключения коммерческих соглашений одним из видов регулирования и выполнения договорных отношения является деловая переписка. В таких письмах упоминается о взятых обязательствах, претензии, предложения о сотрудничестве.
Письменные сообщения с выражением благодарности, соболезнования, приглашения, рекомендации, инструкции относятся к общей категории деловой переписки.
Письма-ответы должны содержать ссылку на письмо-запрос (просьбу, уведомление, претензию). Прежде, чем отвечать по сути, необходимо дать понять, что смысл обращения был понят.
СодержаниеСтандартная структура делового письма
Внимание! Письменное сообщение делового характера состоит из трех, связанных между собой по смыслу, частей.
Вводная часть. Здесь указывается руководящее лицо, наименование компании, организации, кому письмо предназначено. В шапке делового документа обязательна информация о том, кто обращается, его реквизиты, исходящий номер с датой. После прямого обращения необходимо сообщить, что послужило причиной отправки делового послания.
Основная часть содержит информацию по сути: запрос, уведомление, претензию, соболезнование, ответ.
Заканчиваться письмо может по-разному, в зависимости от его категории. Если это запрос, претензия, требование, рекламация, то деловому партнеру дается понять, что необходимо устранить имеющиеся недостатки.
В письмах-предложениях, поздравлениях, соболезнованиях заключительная фраза содержит благодарность, пожелание, сочувствие. Личная подпись с расшифровкой является обязательной.
Инструкции-циркуляры издаются в нескольких экземплярах и имеют особое окончание. Это может быть только подпись ответственного лица.
Текст и язык делового письма
Внимание! Изложение содержания должно носить официальный характер
Прилагательные, причастные и деепричастные обороты используются в минимальных количествах. Они придают речи, как устной, так и письменной, цветистость и эмоциональную окраску, что неприменимо в деловом письме.
Фразы должны быть из лаконичных предложений, содержащих конкретную информацию в полном объеме. Представленные сведения подтверждаются фактами, не подлежащими сомнению. Описываемые события произошли в ближайшем прошлом.
В основной части текста отсутствуют личные обращения, оценки (как положительные, так и негативные).
Общие правила написания
Деловые письма похожи по своему стилю, так как используются одни и те же стандарты в написании фраз, употребляются одни и те же обороты и словосочетания, тональность.
Официальное обращение не содержит эмоциональных упреков, восклицаний, пожеланий. Оно должно быть написано в сухом, нейтрально-сдержанном тоне. Применяемые формулировки имеют логическую законченность и точность.
При одинаковых ситуациях используются одни и те же словосочетания, сокращения, термины, например:
- уважаемый;
- ГОСТ;
- ООО;
- оказать поддержку.
Существительные применяются в родительном и дательном падеже. Глаголы должны составлять большую часть текста. Наиболее частая форма обращения к официальному лицу на «Вы»: «Вам», «Вашему», «Вашим».
Что недопустимо в деловом письме
Обмен письмами начинается чаще всего после проведения переговоров с деловыми партнерами. При переписке нельзя допускать фамильярность, угрозы, прямые упреки. Не надо перегружать содержание излишними подробностями, сравнениями, сочными эпитетами.
Получатель делового письма не будет тратить на его прочтение более 1 мин. Лаконичность содержания – главное условие для восприятия послания.
Излишняя официальность, особенно при компаньонских взаимоотношениях, вызовет негативную реакцию адресата, заставит его подумать о двойных стандартах со стороны отправителя.
Текст должен быть структурирован для облегчения понимания: абзацы, подзаголовки. В противном случае получатель может не понять до конца изложенный смысл.
Недопустимо, при составлении послания, допускать орфографические, пунктуационные, стилистические ошибки.
Нельзя обосновывать сообщение на недостоверных фактах. Это существенным образом подорвет отношения компаньонов, вызовет недоверие к последующим отправлениям.
Деловая корреспонденция может понадобиться в качестве доказательных документов в суде, арбитраже. При ненадлежащем оформлении она утратит юридическую силу.
Шаблоны и фразы деловой переписки
Шаблон означает постоянное применение одного и того же приема структурирования текста при однотипных посланиях.
Например, в обращениях, запросах, ответах, гарантийных посланиях в шапке письма указываются сведения отправителя и получателя. В одних случаях достаточно перечислить название компании, ФИО адресата, его должность.
В расширенном варианте дополнительно указываются:
- адрес;
- контактный телефон;
- расчетный счет;
- регистрационный номер.
При запросах и ответах обязательно наличие исходящего номера и даты отправления. Такие письма регистрируются для контроля над своевременностью ответа и выполнения обязательств.
Фирменные бланки выполнены на основе шаблона, что облегчает ведение официальной переписки.
По их оформлению становится понятно, для чего они предназначены. В каждой организации, компании разрабатывают свои формы бланков.
Несмотря на отличие в отдельных элементах, документы имеют одинаковую информативность:
- наименование фирмы;
- адресные данные;
- телефон/факс;
- электронная почта;
- сайт.
Стандартные слова, словосочетания и фразы, применяемые в официальной корреспонденции:
- согласно пункту… договора от …;
- оказать поддержку;
- на протяжении …;
- пишу Вам, обращаюсь к Вам;
- с уважением;
- с наилучшими пожеланиями;
- принять к сведению;
- к сожалению, у нас нет возможности…;
- нам искренне жаль;
- вынуждены…;
- не можем удовлетворить;
- в соответствии;
- просим Вас.
Это неполный перечень терминов, обязательных при написании писем для сторонних организаций.
Секреты правильного оформления и внешние атрибуты
Делопроизводство включает в себя правила оформления деловых писем. При их заполнении учитываются такие нюансы, как размерность и вид шрифта, разметка страницы, правильность написания и размещения реквизитов.
Внимание! Письмо заполняется на фирменном бланке или листе бумаги А4.
В верхней части бланка размещаются сведения о компании:
- логотип;
- название;
- адрес;
- телефон/факс/e-mail;
- банковские реквизиты;
- регистрационные данные.
Ниже слева напечатан шаблон для проставления даты и номера на входящий и исходящий документ.
Внизу бланка слева печатают должность отправителя, напротив справа – расшифровку росписи.
При подготовке письма к конкретному лицу справа от информации о дате и номере размещают данные адресата: должность (директор, генеральный директор, другое), название фирмы, ФИО.
В шаблоне проставляются дата, номер (входящий или исходящий), тема послания.
Затем по центру бланка располагается обращение к получателю. Приветствия, применяемые в обычных письмах, здесь не используются. Письмо начинается со слов «Уважаемый…». Далее следует или господин и имя, отчество, или слово «господин» не употребляется.
Под обращением кратко, с соблюдением логических абзацев, размещается текст. Заключительная часть состоит из одной-двух фраз, в которых в вежливой форме выражается пожелание по разрешению проблемы.
Аналогично заполняется чистый лист. Ширина поля слева должна быть в готовом формате и при заполнении с чистого листа – 3 см, для возможности сохранения документа.
Письма-благодарности, уведомления, соболезнования отличаются от коммерческих отправлений.В них отсутствует нумерация документа, в реквизитах отправителя не указываются сведения о регистрации, расчетном счете.Текст размещается под заголовком «Благодарственное письмо», «Приглашение».
При уведомлениях и соболезнованиях заголовки отсутствуют. Дата располагается после заключительной части над расшифровкой должности отправителя.
Деловые письма, из-за краткости, имеют небольшой объем, для которого достаточно одной страницы. В тех случаях, когда к нему имеются приложения, листы нумеруются внизу арабскими цифрами, начиная со второго.
Особенности и правила написания электронного делового письма
Отправления по интернету имеют свою специфику. Необходимо учитывать все детали оформления, чтобы создать имидж солидной компании.
Важно использовать психологический фактор восприятия электронного сообщения:
- вид логина;
- название темы;
- характер обращения.
Логин не должен быть легкомысленным, а тема навязчивой. При обращении в незнакомую компанию необходимо вначале письма пояснить, откуда были получены о ней сведения.
Принципы изложения аналогичны бумажному варианту.
Отличие в написании:
- выделение предложений полужирным начертанием;
- отсутствие слов заглавными буквами;
- не применяются разноцветные маркеры;
- приложения отправляются дополнительными файлами.
Отличие структуры письма на e-mail: данные об отправителе(должность, ФИО, наименование компании, контактные данные) размещаются в конце сообщения.
Деловая корреспонденция – способ установления и поддержки партнерских отношений. Соблюдение правил составления писем необходимо для конструктивного диалога, при котором присутствует уважение, корректность, лаконичность. Независимо от того, кто составитель документа, визировать его обязан руководитель.
Оригинал статьи находится здесь:
Источник: